Казалось бы – что сложного?

Написал письмо, запечатал в конверт, наклеил марки, бросил в почтовый ящик. Несколько дней - и письмо у адресата. Это способ отправки простого письма. Доказать отправку едва ли возможно.

Другое дело письмо «заказное», а еще лучше с уведомлением или даже с описью. Такие письма называются «регистрируемыми почтовыми отправлениями». Каждому из них присваивается номер, отправителю выдается чек с трек-номером, письмо можно отследить. Но если письмо с уведомлением, то отправителю придёт бумажное доказательство.

А если письмо с описью, то можно гарантировать, что вы отправили именно то, что хотели, а не 4 пустых листа. А еще письмо будет застраховано.

Когда речь идёт о частной переписке (если такая вообще еще существует, большого смысла в заказных письмах нет. Если же мы говорим о некой деловой связи, то наоборот. Тогда, на мой взгляд, не стоит отправлять корреспонденцию простым способом. Иначе может случиться как в старом фильме: «Какие ваши доказательства?».

К примеру, до сих пор очень многие госорганы, при ответе на обращения используют именно простые письма. Оно и понятно – такие письма в два раза дешевле. В то же время, если у адресата будет желание пожаловаться, доказать отправку какого-либо письма нереально. Также, в некоторых случаях, если такое условие оговорено, письмо нужно отправлять определенным образом и никак иначе. В противном случае, письмо вообще не будет считаться направленным, поскольку будет нарушен установленный порядок.

Конечно, заказные письма дороже, но они гарантируют доказательство отправки. В свою очередь уведомления о вручении (если такой способ отправки не оговорен) - лишняя трата денег. Почта позволяет отследить любое заказное письмо и без уведомлений.

Советую придерживаться следующего правила:

1) Используйте простые письма, если отправление в общественном смысле не очень важно (например, открытка с днём филолога);

2) Если когда-то, хотя бы теоретически, может возникнуть ситуация, что придется доказывать факт отправки – используйте заказные письма;

3) Если отправление нельзя легко «восстановить» (или сделать дубликат), например, исполнительный лист – пользуйтесь ценными письмами с описью.